SharePoint en entreprise : Retour d’expérience

18Dec08

Un billet qui intéressera (je l’espère) les personnes qui travaillent dans le domaine de la “gestion” des connaissances, de la communication en entreprise, et des communautés de pratique.

Depuis quelques mois l’entreprise dans laquelle je travaille a mis en place une infrastructure de sites collaboratifs basée sur Microsoft SharePoint.  Etant plutôt un habitué des sites Google, Flickr, Facebook, mon premier sentiment a été de voir dans SharePoint une énième usine à gaz que peu de gens allaient utiliser (comme ce fut le cas, généralement, des sites Lotus Notes). Je me suis trompé (mais ne croyez pas que tout soit rose pour autant, attendez la suite…).

Quelques remarques en vrac :

La présence de fil rss (y compris sur des résultats de recherche…) est très intéressante, mais aucun lecteur RSS “officiel” n’est implanté (des services comme portaneo pourraient constituer une solution). L’insertion des flux RSS dans un lecteur offline pose des problèmes, et très peu de gens dans la société savent ce que c’est (certains ont déja leur petite idée sur la question). Pourtant l’enjeu en termes de “information findability” (pardon pour le terme anglophone) est énorme. Imaginez la puissance du truc : chaque fois qu’un collaborateur partage une info sur un sujet qui m’intéresse je reçois une alerte.  Le problème : la publication des infos est encore l’apanage d’une minorité de “chargés de communication” ou “webmasters” et n’est rien à côté de toutes les pépites de savoir qui s’échangent par email… De plus les informations qui sont publiées sont très souvent passées au rouleau compresseur du discours formel et “corporate-proof” (comprendra qui pourra).

Gros inconvénient : les fichiers partagés ne sont pas facilement déplaçables d’un dossier à un autre.

Beaucoup d’utilisateurs se contentent de créer un site avec le template par défaut et le personnalisent très peu. Ceci résulte en un ensemble de fonctionnalités laissées vides parce qu’inutiles pour le projet en cours. Le design de la page d’accueil d’un “teamsite” est primordial.

Autre difficulté, qui n’est pas liée à l’outil mais à l’utilisation de tout système de gestion documentaire/d’information : La prolifération des fichiers, des dossiers, des sites. Beaucoup en perpétuelle version béta.

Le wiki est une fonctionnalité très utile qui commence à être bien utilisée par les membres de mon équipe (et on évite la valse des emails). Par exemple, chaque semaine nous créons une nouvelle page avec les Highlights de chaque équipe projet (points clés, difficultés, To-Do lists). Mes collègues vont éditer, chacun à leur tour une seule et même page. Il y a encore quelques semaines les contributions étaient envoyées par email à mon chef, qui passait beaucoup de temps à les fusionner dans un même document. Ca progresse, on the road to entreprise 2.0…

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2 Responses to “SharePoint en entreprise : Retour d’expérience”

  1. 1 Bertrand Duperrin

    Merci du retour d’expérience. Juste une petite question :(même si je subodore la réponse) : est ce que c’est vous qui avez su tirer profit des fonctionnalités nouvelles où est ce que les collaborateurs ont été informés que désormais on allait travailler de telle manière pour telle ou telle chose ?

  2. 2 vincentmaurin

    Bertrand,
    C’est plutôt un travail itératif consistant à tester des fonctionnalités en les appliquant à nos processus et besoins. La flexibilité de SharePoint permet de ne pas être obligé d’imposer une logique trop contraignante. Mais le système a ses limites. Pour certains usages nous avons dû nous contenter des fonctionnalités “out of the box”. Pour moi la grande lacune de SharePoint (mais c’est lié à sa philosophie) est que l’on travaille en sites séparés et non en écosystème social de pages/discussions/profils. Les quelques fonctionnalités sociales de SharePoint me semble bien limitées.


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